De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?

De werkkostenregeling (WKR). Het is alweer meer dan vijf jaar verplicht voor alle werkgevers – sinds 1 januari 2015 – maar het blijft een lastig onderwerp.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?
In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. Maar gelukkig is er besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor je werknemer worden belast. Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80 procent. Maar gaan alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog andere mogelijkheden. Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:

  1. Intermediaire kosten;
  2. Een gerichte vrijstelling;
  3. Nihilwaardering;
  4. Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom);
  5. Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom).

De vergoeding valt onder intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt. Maar je kunt ook denken aan parkeerkosten of een relatiegeschenk dat je werknemer voorschiet. De rekening wordt vervolgens bij jou gedeclareerd. Over deze vergoedingen hoef je geen belasting te betalen, omdat dit niet wordt gezien als loon. Én deze vergoeding gaat dus ook niet ten koste van je vrije ruimte. Maar let op: als de werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hemzelf ter beschikking wordt gesteld, geldt dit als loon en geldt deze regel dus niet.

De vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling
De Belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kun je dus ook onbelast vergoeden en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Onder gerichte vrijstellingen, vallen onder andere de volgende zaken:

- Kosten voor woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer);
- Treinkaartjes;
- Zakelijke overnachtingen;
- Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
- Cursussen, seminars en opleidingen;
- Laptops;
- Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
- Vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG);
- Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland.

De vergoeding wordt gezien als nihilwaardering
Vergoed je voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek? Bijvoorbeeld koffie of cup a soup? Dan wordt dit gezien als nihilwaardering. Hier hoef je geen belasting over te betalen en dit gaat ook niet ten koste van je vrije ruimte. Wat wel van belang is bij nihilwaarderingen, is dat dit alleen geldt als het om loon in natura gaat en niet om vergoedingen in geld. Maar, naast koffie en cup a soup, zijn er natuurlijk meer voorzieningen op de werkplek waar geen belasting betaald voor hoeft te worden. Zaken die worden gezien als nihilwaardering zijn onder andere de volgende punten.

Inrichting van de werkplek
Onder inrichting van de werkplek worden alle voorzieningen verstaan waarvan het niet gebruikelijk is dat deze op een andere plek worden gebruikt. Je kunt hierbij denken aan het bureau, een vaste computer, het kopieerapparaat, pennen en papier.

Apparatuur
Apparatuur die ook buiten de werkplek gebruikt kan worden door werknemers, zoals laptops en tablets. Wel is van belang dat de apparatuur voor minstens 90 procent zakelijk gebruikt wordt.

Consumpties
Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd. Je kunt hierbij onder andere denken aan koffie, fruit, koekjes en cup a soup.

Bedrijfskleding
Bedrijfskleding die nagenoeg alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen. Denk aan uniformen en bedrijfskleding met een logo erop.

Smartphones
Smartphones die mede op de werkplek worden gebruikt. Wel is van belang dat de smartphone voor minimaal 10 procent zakelijk wordt gebruikt.

Arbovoorzieningen
Onder Arbovoorzieningen verstaan we een voorziening die vanwege de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking wordt gesteld. Van belang is dat deze voorziening (gedeeltelijk) op de werkplek wordt gebruikt.

Bedrijfsfitness
Ook bedrijfsfitness valt onder de nihilwaardering. De voorwaarde is dat de fitness op de werkplek plaatsvindt. Als we het hebben over een abonnement bij de dichtstbijzijnde sportschool, dan valt dit wel onder de vrije ruimte.

Huisvesting
Zolang de werknemer niet officieel op de werkplek woont, valt huisvesting en inwoning op de werkplek onder de nihilwaardering.

De vergoeding valt in de vrije ruimte
Alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, noemen wij vergoedingen ten laste van forfait. Je kunt hierbij denken aan personeelsfeestjes, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld. In tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, betaal je over vergoedingen ten laste van forfait wel belasting. Maar niet over het gehele bedrag. Als de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. Zoals eerder gezegd, wordt de vrije ruimte bepaald op basis van 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom. Je kunt deze dus besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Als jij op de loonlijst staat, kun je dit dus ook aan jezelf besteden.

De vergoeding valt buiten de vrije ruimte
Als het bedrag dat je besteedt aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, dan geef je meer uit dan de norm. En over dat deel moet je belasting betalen. Veel belasting. Dit is namelijk in de vorm van een eindheffing van 80 procent. Deze eindheffing mag je niet op de werknemer verhalen.

Ben je als werkgever toch een eindheffing verschuldigd in verband met het overschrijden van de vrije ruimte van een kalenderjaar? Dan kun je de eindheffing uiterlijk tegelijk aangeven met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Als je meerdere ondernemingen hebt die onder hetzelfde moederbedrijf vallen, is er een andere mogelijkheid. Je mag namelijk een verzoek indienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen. In feite deel je dus dezelfde ruimte en kun je binnen de holding schuiven. Maar voor het jaar 2020 is het niet aan te raden om gebruik te maken van de concernregeling. Per 1 januari 2020 is de vrije ruimte namelijk verhoogd van 1,2 procent naar 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom. Om optimaal van deze verhoging te profiteren is het wellicht raadzaam om de WKR apart toe te passen voor alle ondernemingen.

Update coronamaatregelen
Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet nieuwe belastingmaatregelen getroffen. Eén van de maatregelen betreft de werkkostenregeling. Deze wordt voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste €400.000 van de loonsom per werkgever. Op die manier kunnen werkgevers, die daar de financiële mogelijkheid toe hebben, hun werknemers tijdelijk extra tegemoet komen. Denk aan een attentie zoals een bos bloemen, maar ook extra kosten die werknemers maken vanwege het thuiswerken kunnen hieronder vallen.

Bron: Accountancy Vanmorgen



Neem contact met ons op


Novens nieuws

Warmerdam kan u helpen met o.a.