Wie zijn de UBO's van je organisatie en wat heb je nodig?

Binnen een bv, nv, Europese nv of Europese cv kunnen onderstaande belangen van toepassing zijn. Je bepaalt wie de UBO is of UBO's zijn op basis van deze belangen. In de UBO-opgave moet je documenten (in pdf-formaat, max. 9 MB per document) toevoegen waaruit het belang van de UBO's blijkt. Hieronder staan voorbeelden van deze documenten per belang genoemd.

Welke belangen zijn van toepassing binnen je organisatie?

1. Aandeelhouderschap
Zijn er mensen met meer dan 25% aandelen in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. Kijk ook welk percentage van de aandelen in bezit is van de UBO's:

- meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
- meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
- meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%

Voorbeelden:
Een bedrijf heeft 3 aandeelhouders. Meneer A heeft 10% van de aandelen, meneer B heeft 15% van de aandelen en mevrouw C heeft 75% van de aandelen. In dit voorbeeld is mevrouw C een (directe) UBO. Meneer A en B zijn geen UBO in dit voorbeeld.

Werkmaatschappij/dochterondernerming X heeft 1 aandeelhouder, namelijk moedermaatschappij/holding Y. Mevrouw Z is enig aandeelhouder van holding Y. In dit voorbeeld is mevrouw Z een (indirecte) UBO van dochteronderneming X.

Voorbeelden van documenten bij dit belang
Uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft. Een aandeelhoudersregister is een niet-openbaar register dat ter inzage bij een bv of nv ligt. Het bestuur moet hierin de aandelen die op naam zijn uitgegeven bijhouden. Het bestuur kan een kopie van dit uittreksel uit het aandeelhoudersregister verstrekken.

Let op (bij een bv): Alleen als de UBO 100% van de aandelen heeft van de organisatie waarvoor je UBO-opgave gaat doen, hoef je geen documenten te uploaden waaruit het belang van de UBO blijkt. Voorwaarde is dat de persoon die UBO is als enig aandeelhouder van deze organisatie ingeschreven staat in het Handelsregister. Dit kan dus niet als de enig aandeelhouder een rechtspersoon is.

2. Stemrecht
Zijn er mensen met meer dan 25% van het stemrecht in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. Stemrechten zijn vaak gebonden aan aandelen, maar dat is niet altijd het geval. In de statuten kunnen bepalingen staan over stemrecht, bijvoorbeeld dat aan een aandeel meer dan 1 stem wordt toegekend. Kijk ook welk percentage van het stemrecht in bezit is van de UBO's:

- meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
- meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
- meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%

Voorbeelden van documenten bij dit belang
Uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft. Een aandeelhoudersregister is een niet-openbaar register dat ter inzage bij een bv of nv ligt. Het bestuur moet hierin de aandelen die op naam zijn uitgegeven bijhouden. Het bestuur kan een kopie van dit uittreksel uit het aandeelhoudersregister verstrekken.

3. Economisch belang
Zijn er mensen met meer dan 25% van het economisch belang in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. Kijk ook welk percentage van het economisch belang in bezit is van de UBO's:

- meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
- meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
- meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%

Voorbeeld:
Een bedrijf heeft 1 aandeelhouder. De aandelen zijn gecertificeerd. Er zijn twee certificaathouders die allebei 50% van de aandelen in handen hebben. Beide certificaathouders (middellijke aandeelhouders) zijn in dit voorbeeld UBO's, omdat ze met de certificaten het economisch eigendom in handen hebben.

Voorbeelden van documenten bij dit belang
Deel van het certificaathoudersregister dat op de UBO betrekking heeft.

4. Feitelijke zeggenschap
Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen? Dan kun je deze mensen aanmerken als UBO's.

Voorbeeld:
Een bedrijf heeft 10 aandeelhouders. Geen van deze aandeelhouders heeft meer dan 25% van de aandelen, en geen van hen heeft een ander belang in de organisatie. Er is maar 1 aandeelhouder (R) die de vergaderingen bezoekt en de dienst uitmaakt, en dus feitelijke zeggenschap heeft. Aandeelhouder R is in dit voorbeeld een UBO.

Voorbeelden van documenten bij dit belang
Uittreksel aandeelhoudersregister, stemovereenkomst, bestuursverslag, statuten, deel van een andere notariële akte of deel van het organogram dat op de UBO betrekking heeft. Een organogram is een schematische weergave van de organisatiestructuur van de groep van vennootschappen waar de organisatie deel van uitmaakt. Hieruit blijken de bestuurders- en/of aandeelhoudersrelaties.

Zijn geen van deze belangen van toepassing?
Dan schrijf je de hoger leidinggevenden in als UBO's van de organisatie. Dit kan alleen als deze personen ingeschreven staan in het Handelsregister als statutair bestuurders. Je hoeft geen documenten waaruit het belang blijkt toe te voegen aan de opgave.

Welke aanvullende gegevens heb je nodig van de UBO?
- voornamen en achternaam
- BSN of TIN
- geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats (niet nodig als de UBO een BSN heeft)
- nationaliteit
- woonadres

Bovenstaande gegevens heb je nodig bij het inschrijven, wijzigen en uitschrijven van UBO's.

Voeg een kopie van een geldig identiteitsbewijs van elke UBO toe
Een geldig identiteitsbewijs is een paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of vreemdelingendocument. Maak een kopie (voor- en achterkant) in kleur en op ware grootte. De foto mag onherkenbaar gemaakt zijn. Heeft de UBO de Nederlandse en een andere nationaliteit? Dan moet je een Nederlands identiteitsbewijs gebruiken. Als je UBO-gegevens wilt wijzigen of UBO's wilt uitschrijven hoef je geen kopie identiteitsbewijs toe te voegen.


Bron: Kamer van Koophandel



Neem contact met ons op


Novens nieuws

Warmerdam kan u helpen met o.a.